El Grupo de Gestión Documental tiene las siguientes funciones, establecidas en la Resolución 054 de 2025 “Por la cual se crean y organizan las funciones de los Grupos Internos de Trabajo en el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes”
Proyectar, proponer y coordinar las actividades encaminadas al desarrollo sistemático de la Política de Gestión Documental establecida en el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.
Organizar y controlar la prestación de los servicios de correspondencia y mensajería.
Actualizar, implementar, realizar seguimiento y brindar asistencia a las dependencias de la Entidad respecto de los instrumentos archivísticos de conformidad con la normatividad vigente.
Planear el conjunto de acciones técnicas destinadas a la generación y valoración de los documentos durante su ciclo de vida en la entidad, atendiendo a la creación y diseño de formas y formularios tanto físicos como digitales.
Coordinar, administrar y controlar las actividades necesarias para realizar el registro, vinculación a un trámite distribución, descripción (metadatos), disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de documentos.
Establecer las acciones orientadas a la clasificación, ordenación, y descripción de los documentos de archivo en el Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes.
Actualizar las Tablas de Retención Documental para su aprobación en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, atendiendo a los cambios que se presenten en la estructura orgánica de la entidad.
Verificar y hacer seguimientos a la aplicación de la Tabla de Retención Documental en los Archivos de Gestión en la entidad.
Elaborar y socializar el cronograma de transferencias documentales primarias para los archivos de gestión de la entidad y recibir las transferencias en el Archivo Central una vez cumplido el tiempo de retención.
Estructurar servicios de consulta y préstamo de documentos a usuarios utilizando los medios tecnológicos disponibles, teniendo en cuenta la normatividad y los procedimientos vigentes.
Implementar nuevas tecnologías de la información en desarrollo de la política de eficiencia administrativa, asegurando la preservación a largo plazo de los documentos.
Prestar apoyo y asistencia técnica a las diferentes dependencias del Ministerio en lo relacionado al proceso de Gestion Documental, según los requerimientos recibidos.
Participar en al Plan Institucional de Capacitación PIC, con las capacitaciones relacionadas con el proceso de Gestión Documental.
Organizar y controlar la prestación de los servicios de correspondencia y mensajería.
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza para la cual fue creado el grupo.
