Razón por la cual el Ministerio de Cultura, en el artículo 5 del mismo Decreto, establece como competencia del AGN la regulación de las condiciones, requisitos y otros aspectos de carácter técnico sobre la declaratoria de BIC de carácter archivístico, y su régimen especial de protección.
Por lo cual, el AGN es el responsable de promover las declaratorios de Bienes de Interés Cultural de Interés Nacional (BICN) de ámbito archivístico, sensibilizar a la ciudadanía y a las entidades, incluyendo instituciones que poseen documentos que puedan integrar el patrimonio documental del país, para que los reporten al registro de bienes de interés cultural que por Ley le corresponde administrar y apoyar a las autoridades en la recuperación y repatriación de BICN, que han sido exportados ilegalmente o se encuentran en riesgo de daño irreversible o pérdida como fuente de memoria; Además, debe acilitar el uso social de este patrimonio por parte de todos los colombianos y de los extranjeros interesados en nuestra cultura.
Así mismo, a través de diferentes decretos y acuerdos, el AGN ha reglamentado diversos aspectos de La Ley 594 de 2000 relacionados con la función archivística y la gestión documental en el Estado Colombiano. En relación con la protección del patrimonio documental a cargo de archivos o de carácter archivístico, el AGN desde el año 2009, venía adelantando una propuesta de reglamentación de la Ley General de Cultura en relación con las declaratorias de archivos y documentos de archivo como bienes de interés cultural, y fue solamente durante la gestión de la Ministra Mariana Garcés que esta norma vio la luz pública, con lo cual se demuestra el interés de la Ministra en los temas patrimoniales durante sus 4 años de gestión.
Los documentos son el lenguaje de la administración, constituyen la evidencia de las actuaciones de las entidades del Estado y de los funcionarios; si existen, garantizan los derechos de los ciudadanos, pero si faltan producen amnesia y vulnerar los derechos de las personas. En los documentos, sean públicos o privados, se conserva la historia de una comunidad, una región, un país o de la humanidad. Preservar los documentos que son declarados de interés cultural, es proteger nuestra propia identidad, mantener nuestra cultura y enriquecerla. Sin documentos que den cuenta de las actuaciones del la administración no existiría organización estatal.
Por tal razón, cumplir con el Decreto Reglamentario N° 1100 de 2014, evita que casos como la de pérdida del archivo del Magdalena Grande, que por negligencia y desidia de las administraciones, no recibió la gestión que merecía, ni la asignación de recursos para su salvaguarda y recuperación. De igual manera ayuda a que el país no pierda su patrimonio sustraído ilegalmente como un Libro de Acuerdos que se encuentra en poder de un anticuario en el exterior y que se ha puesto en venta. Sobre este hecho se han entablado denuncias y actualmente existe una investigación donde interviene el Gobierno de Venezuela.
“La protección del patrimonio documental del país es una de las funciones más difíciles de cumplir por parte del AGN, principalmente por la ausencia de una cultura que valore la importancia de los documentos como parte de nuestro patrimonio cultural, como vinculo entre el pasado y el futuro. El Decreto 1100 será fundamental para proteger el patrimonio documental, independientemente de quien sea su poseedor o custodio legítimo, pues obliga a su conservación. De otro parte, los documentos y archivos declarados como BICN gozarán de medidas especiales y deberán contar con planes de manejo y protección que aseguren su preservación en el tiempo, y asegurar que todos los colombianos puedan disfrutar de un valioso recurso de nuestro pueblo y como el ADN de nuestra nacionalidad. Esta norma permitirá salvar de su extinción cientos de documentos y muchos archivos que actualmente están en peligro.” Concluye el Director de la AGN, Carlos Alberto Zapata.