Motivar la necesidad de realizar acciones conducentes a evitar la pérdida de los documentos electrónicos por causas de la obsolescencia tecnológica entre otras, mediante la implementación de Planes de Preservación Digital en las entidades; regular y fijar lineamientos en materia de Preservación Digital a Largo Plazo e incentivar el uso de tecnologías de la información dentro de las instituciones nacionales y territoriales como herramienta orientada a facilitar la gestión y el acceso a la información, son algunos de los retos que enfrenta el País en materia de preservación digital.
Para dar respuesta a estas necesidades, el Archivo General de la Nación de Colombia, crea el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos –SINAE, a partir de las necesidades en materia de estandarización y homogenización de las políticas y lineamientos del Estado, para la aplicación de tecnología en los archivos y ante la carencia de políticas y programas en materia de Gestión Documental Electrónica, que permitieran el desarrollo de las entidades públicas basado en la gestión y conservación eficiente de la información, dificultando con ello el control administrativo, la toma de decisiones y el desarrollo de proyectos orientados al servicio del ciudadano.
A su vez, con el apoyo de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos -SNA y en convenio con el ICONTEC, el AGN avanza con el proceso de normalización de estándares internacionales mediante la homologación y adopción de normas técnicas para el país, así como en la revisión y actualización de normas adoptadas sobre gestión electrónica de documentos.
Del 28 al 30 de abril, se desarrolla en el País la primera Comisión Técnica de gestión y preservación de objetos digitales, con la participación de España, México, Costa Rica, Brasil y Chile, y el WorkShop de preservación digital como un esfuerzo mancomunado con la Asociación Latinoamericana de Archivos, cuya finalidad es profundizar en los conceptos técnicos y metodologías necesarias para implementar Planes de Preservación Digital a Largo Plazo en Colombia y Latino América en general, partiendo de las experiencias y buenas prácticas de otros países.
El desarrollo de guías, manuales e infografías como instrumentos de consulta, la compilación normativa nacional en materia de documento electrónico, firma digital, interoperabilidad, sistemas de gestión documental y la puesta en marcha de socializaciones a nivel nacional como estrategia de gestión del cambio, constituyen parte del trabajo y esfuerzo del Archivo General de la Nación de Colombia para minimizar el riesgo de que el país pierda su memoria y su historia por no estar preparado para preservar sus documentos.
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Dania Paola Asprilla Yurgaqui
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