A raíz de la reciente normatividad expedida por el Archivo General de la Nación, todas las entidades públicas están obligadas a publicar información relacionada con los documentos que conservan en sus archivos. Entre la información que deben dar a conocer a la ciudadanía, se encuentra la publicación de los Cuadros de Clasificación Documental -CCD, las Tablas de Retención Documental –TRD y las Tablas de Valoración Documental -TVD, de forma que los ciudadanos puedan identificar los documentos que se conservan en los archivos públicos.
Adicionalmente, las nuevas normas obligan a las entidades a publicar las listas de documentos que han cumplido con su plazo de retención, para que la comunidad pueda pronunciarse, antes de eliminarlos; igualmente deben mantener disponibles en la página web institucional, las actas de eliminación de los documentos, que una vez cumplido su periodo de conservación, fueron descartados.
Finalmente, se determinó a través de la normativa, que las entidades públicas deben disponer de catálogos automatizados de sus archivos, visibles a través de sus portales institucionales, de forma que se pueda consultar la información pública en poder de las diferentes instituciones y facilitar su consulta por parte de la ciudadanía.
Con estas medidas, Colombia da un paso más en materia de desarrollo de la función archivística del Estado y de la región, pues es el primer país en hacer obligatorio el deber de poner al servicio de los ciudadanos el contenido de los archivos públicos, utilizando las TIC, mediante acciones que respaldan la transparencia de la administración pública.
Así mismo, con su implementación se busca proteger el patrimonio documental del País, pues esto hará más difícil prácticas que atenten contra nuestra memoria, como la destrucción indiscriminada de documentos y el ocultamiento de información, contribuyendo de esta forma en la lucha contra la corrupción que adelanta el Gobierno Nacional.
Los aspectos relacionados con estas normas, se pueden conocer en detalle en el contenido del Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013 “Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”; el Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”; y el Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”, recientemente expedidos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, publicados esta página web del AGN www.archivogeneral.gov.co.
Dania Paola Asprilla Yurgaqui
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