El 4 de agosto del 2006 se oficializó la entrega de la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000 que el Instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC - otorgó al Ministerio de Cultura en la totalidad de sus procesos y los de sus Unidades Administrativas Especiales: la Biblioteca Nacional y el Museo Nacional de Colombia. En el año 2007 se dio el proceso de Seguimiento a la certificación en ISO 9001 y se verificó el cumplimiento del Sistema con base en los requisitos de la NTCGP 1000:2004 lográndose la certificación bajo la Norma Técnica de Calidad para la rama ejecutiva del sector público. En el 2008, se continúa con los seguimientos y se evidenciaron los resultados de mejoramiento para mantener el certificado.

Durante los tres años en que el Ministerio ha optado por la implementación de sistemas o modelos de gestión para lograr la eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión, se han realizado mejoras importantes que se hacen visibles en la satisfacción de las demandas de nuestros usuarios y por ende en el posicionamiento del Ministerio. El más grande logro de la etapa de armonización del SGC con el MECI, es que la cultura organizacional y la percepción de los funcionarios se encuentra en una transición importante, está abandonando el estado anterior caracterizado por un personal en su mayoría renuente, pasivo y escéptico frente a los modelos de gestión; los avances se reflejan en la participación de todos los funcionarios y la corresponsabilidad adquirida para el alcance de los logros y el mejoramiento de las debilidades del Ministerio.

La participación de los funcionarios ha sido fundamental para hacer del Ministerio una entidad puesta como referente en varios escenarios de gestión. Muestra de los resultados, fue la calificación obtenida en la evaluación realizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP- a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Esta herramienta fue complementaria al Sistema de Gestión de Calidad existente en el Ministerio. Y teniendo en cuenta que en el proceso de armonización, ya se contaba con el desarrollo de algunos elementos de la estructura, se evaluó la existencia, nivel de desarrollo y efectividad de cada elemento, con el fin de establecer las actividades necesarias para diseñar, desarrollar o mejorar lo existente con base en la orientación suministrada por el DAFP, para realizar la correcta armonización.

La adopción del Modelo Estándar de Control Interno MECI, se configuró en un puente para hacer visibles al interior de la entidad aspectos administrativos existentes, para mejorar la atención de la ciudadanía, la prestación de los servicios, fortalecer los procesos de comunicación, medición y autocontrol, y para dinamizar la participación de todos los servidores de la entidad.

La principal motivación para implementar en su momento el Sistema de Gestión de Calidad y trabajar en procura de su mantenimiento fue la constante necesidad de mejorar la calidad de los servicios que se vienen ofreciendo por el Ministerio de Cultura desde 1997 año en el que se creó.

El proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, surge por iniciativa propia del Ministerio en el año 2005 cuando decide certificarse en la ISO 9001:2000 con el propósito de buscar estándares de desempeño como lo venia trabajando el sector privado desde mas de 10 años atrás en Colombia. Existía un panorama de expectativa e incertidumbre dada la naturaleza del Ministerio, habían condiciones que aparentemente podían complejizar el proceso de adopción de estos sistemas, las condiciones eran atribuibles a la dificultad de medición que se ha presentado al momento de valorar los impactos sociales en la prestación de los servicios a cargo del Ministerio, el componente cultural y artístico de formación de muchos de los funcionarios del Ministerio, entre otras.

Así mismo, al interior se adolecía de una cultura de procesos y de mejoramiento continuo y servicio al cliente con las características que exige un estándar de calidad. La implementación del Modelo Estándar de Control Interno, además de mantener las mismas orientaciones del Sistema de Gestión de Calidad, agrega un componente importante, la responsabilidad individual, el autocontrol de las áreas para el desarrollo de cada uno de los elementos de control, lo que hace que en la gestión de las actividad a cargo se involucren los elementos de los sistemas, como componentes intrínsecos a las labores cotidianas.

El proceso desde sus inicios, ha estado liderado por la Oficina Asesora de Planeación, quien como gerente de proyecto ha dinamizado en las diferentes áreas los procesos para lograr la interiorización y comprensión de los requisitos del MECI y el Sistema de Gestión de Calidad, a partir de la contextualización teórica y lúdica de los elementos de control en el quehacer de las Direcciones, Oficinas y Grupos del Ministerio.

Para hacer frente a las debilidades de los sistemas ya adoptados por el Ministerio, el proceso se ha desarrollado con acompañamiento continuo a todas las áreas, para desde la perspectiva técnica, lograr aterrizar los requerimientos del sistema, lo cual en el papel resulta un poco abstracto, con la asesoría, apoyo y control permanente se ha logrado materializar a la realidad de cada proceso.

La certificación ha sido un voto de confianza para la entidad, dando aval de su apuesta hacia el mejoramiento. Contar con la certificación significa un gran compromiso con la población beneficiaria y sin temor a equivocarnos con todos los colombianos que directa o indirectamente, se han visto beneficiados de la gestión que el Ministerio desarrolla para garantizar el acceso a los servicios culturales y al ejercicio mismo de los derechos culturales consagrados en nuestra constitución (El derecho a la cultura, a participar, crear y beneficiarse de la vida cultural de su pueblo y de otros pueblos, así como de sus servicios y productos).

La condición de entidad pública, ha significado al Ministerio un esfuerzo para cambiar la percepción de la ciudadanía frente a la gestión, la cual se tildaba de ineficiente y corrupta, condición asociada a las entidades del Estado. Para despojar a la ciudadanía de esa percepción, se ha trabajado fuertemente en el mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en buscar la organización para que la gestión interna sea más eficiente, transparente y logre los impactos esperados. Los modelos de gestión adoptados por el Ministerio y el aporte gerencial de su filosofía, han brindado herramientas y orientaciones claras para dotar al Ministerio de una plataforma estratégica para el mejoramiento de la gestión a partir del autocontrol, la autorregulación, la autogestión, el liderazgo, el enfoque al cliente, la mejora continua y la transparencia.

El Ministerio necesitaba atender sus debilidades para la medición de los resultados y con la implementación del MECI y el SGC bajo la ISO 9001 y la NTCGP 1000, se han brindado las herramientas conceptuales y técnicas necesarias para medir por procesos la gestión, los resultados y los impactos. Los resultados de los indicadores y en general establecer parámetros de medición, fue imprescindible para lograr mejorar los niveles de confianza con una gestión transparente, que permitiera a la ciudadanía confiar en la entidad y dejar a cargo la responsabilidad en ella de atender sus necesidades. Es a partir de las necesidades de la población que el Ministerio ha trabajado para responder a ellas y lograr el posicionamiento, la recordación y legitimidad que actualmente caracteriza a la Entidad.

El Ministerio fue creado para garantizar el acceso de los colombianos al ejercicio de sus derechos culturales, y prestar de manera eficiente servicios culturales. Este es el principal voto de confianza que el Estado puso en la entidad, cada colombiano es un voto de confianza y para el Ministerio implica gran responsabilidad y una oportunidad para seguir mejorando. El principal cliente de nuestro Ministerio es la comunidad en general y su satisfacción es nuestra principal fuente de legitimación y a ella por consiguiente debemos responder.

El sistema era necesario para promover y fortalecer la gestión, lograr resultados bajo escenarios más optimistas y construidos con mayor certeza de éxito. A partir de la adopción de estas herramientas gerenciales, el Ministerio, mantiene una estructura de trabajo casi atemporal, que aunque no desconoce los efectos de los cambios que se produzcan por concepto de nuevas administraciones, o coyunturas políticas, económicas y sociales, si se encuentra blindada su razón de ser, la mira siempre ha estado fija en la garantía de las condiciones del acceso al ejercicio de los derechos culturales de nuestra comunidad.

Estos modelos de gestión se han logrado materializar en lo abstracto del Ministerio en una gestión eficiente, eficaz y efectiva (Ver indicadores en Criterio 2 de evaluación: Efectos positivos y Mejoras Significativas para la Entidad y sus Usuarios.)

Fase de preparación: En el año 2004 se realizó contacto inicial con posibles asesores o empresas de consultoría con el propósito de lograr la meta de la certificación en ISO 9001,  en el tiempo estándar establecido para empresas del tamaño como el Ministerio más de 250 empleados que corresponde a un tiempo promedio de 18 meses.

Este mismo año se planificaron los recursos para el servicio de asesoría. En el 2005 se  presupuestaron y apropiaron recursos para la compra del software de control de documentos, mejora y calibración de instrumentos de medición y para la contratación de un profesional que apoyó la documentación e implementación del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio.  En el 2006 se presupuestaron y apropiaron recursos para la adquisición de licencias ilimitadas, la certificación y asesoría de apoyo en la fase de preauditoria y auditoria de certificación y también para el mantenimiento del sistema de Gestión una vez certificados.  Se realiza un ajuste al contrato de servicios del profesional de apoyo al Sistema Institucional de Gestión de Calidad  y Control en el que se incluyen actividades relacionadas con la implementación de MECI; así como el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

Se tuvo en cuenta para implementar el Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control, la definición de las instancias responsables de la dirección, coordinación y desarrollo del sistema. Por otro lado, se buscaron las estrategias necesarias para lograr la participación de todos los empleados, pues se ha comprobado que la participación de todas las personas en la construcción de un sistema de gestión de la calidad lleva a un mayor compromiso, pues desde el inicio los participantes entienden de que se trata y cuales son los objetivos de la Entidad y esto finalmente los hace partícipes de los resultados.

Fase sensibilización: El propósito fue sensibilizar a todo el personal (funcionarios y contratistas) en los temas que involucra el Sistema de Gestión de la Calidad inicialmente. En la actualidad se continúa con las capacitaciones requeridas para el mantenimiento del Sistema Institucional de Gestión de Calidad  y Control con el propósito de motivar e invitar a participar en el desarrollo de todas las actividades del proyecto.     

Fase planeación: En esta se realizó un plan de acción según los resultados del diagnóstico de la evaluación del Ministerio frente a requisitos de ISO 9001, GP 1000, MECI y por la política antitrámites y atención efectiva alciudadano.

Fase de documentación: En esta se hizo la revisión y ajuste a la documentación existente según resultados del diagnóstico de ISO 9001 y MECI, esto se realizó a través de la conformación de grupos de trabajo y facilitadores en las diferentes áreas que fueron intermediarios con la oficina de planeación para la aclaración de dudas en la documentación y el manejo de la herramienta ISOLUCION.

Fase implementación: Los documentos o prácticas establecidas se implementaron y llevaron al desarrollo del día a día, no solo con la publicación en ISOLUCION de los documentos, sino a través de jornadas de divulgación entre las áreas lideradas por los Coordinadores de grupo o Directores para aclarar las dudas en los aspectos nuevos a realizar, con el apoyo de la herramienta de documentación del Ministerio.

Fase Auditorias internas: Esta etapa se desarrolló la formación de auditores en la que participaron 38 colaboradores, una vez se verificó con examen teórico y seguimiento en la práctica de los auditores su competencia, se realizó la primera ronda de auditorias internas y una preauditoria por la firma consultora.

Fase de Mejora: Se implementaron acciones de mejora en todo el Ministerio y se desarrollaron estrategias que motivan a la gente a proponer mejoras en los procesos.  Esta fase incluye el desarrollo de las actividades de MECI y política antitrámites ya que todo aquello que modifique el sistema de calidad existente se asume como mejora para el Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control.

Fase Revisión: En esta etapa se realizó la revisión de avances al Sistema por parte del Comité de apoyo a la Alta Dirección durante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

Fase Integración Sistema de Gestión de Calidad y Control. En esta etapa se consolidó el Sistema Institucional de Gestión de Calidad y Control.

Mediante Resolución N° 1824  de 2005, el Ministerio de Cultura adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y designó al Representante de la Alta Dirección. Desde esta fecha se inició el desarrollo de actividades de preparación como diagnósticos y sensibilizaciones para los funcionarios. Se dispusieron los recursos necesarios para adelantar las actividades y dada la presencia de nuevos elementos se requirió la contratación de una firma consultora para acompañar el proceso de diagnóstico. Las sensibilizaciones se realizaron por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP y la Contraloría General de la República CGR, en varios módulos desarrollados durante 2007 y 2008, asistieron 367 funcionarios. Siempre se realizó especial énfasis en la interrelación del SGC y el MECI, las bondades de la implementación, las herramientas conceptuales y técnicas para la implementación, con el fin de administrar de manera adecuada los cambios que se producirían a partir de la armonización.

Mediante Resolución N° 1263 de 2008, se renovó y formalizó el compromiso de las instancias responsables de la Dirección, Coordinación, Desarrollo y Evaluación de los Sistemas de Gestión de Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno MECI, Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA y Política Antitrámites y Atención Efectiva al Ciudadano, con el propósito de armonizar y articular las acciones que permitan establecer una estructura funcional para el desarrollo e implementación de los sistemas de manera integrada.

La gerencia del proyecto está a cargo del Representante de la Dirección y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Como área técnica, esta oficina ha adelantado un proceso de acompañamiento a las dependencias para lograr el desarrollo de los elementos de control del MECI, junto con el representante del Equipo Operativo o Equipo MECI, quien es el interlocutor y el encargado de difundir la información al interior de los equipos de trabajo.

El equipo de la oficina de planeación, realizó la convocatoria para conformar el equipo operativo del MECI-CALIDAD, como mínimo debía ser un representante de cada área que trabajaría constantemente con el personal de planeación. Se desarrollaron seis reuniones de seguimiento al estado de armonización de los elementos, donde se definieron estrategias de trabajo y quedaron compromisos para el desarrollo y mejoramiento de los elementos.

Para la armonización se definieron cronogramas de actividades, a partir de los diagnósticos realizados y se delegaron responsables con base en los requerimientos y prioridades.